Geplaatst op
Waar let je op en welke vragen moet je stellen, voordat je een knoop doorhakt? Dat ontdek je hier.
De keuze voor een nieuw softwaresysteem is, op zijn zachtst gezegd, geen makkelijke. Er zijn zoveel dingen waarmee je rekening moet houden, en dan heb je nog niet eens gekeken naar alle mogelijke leveranciers waaruit je kunt kiezen. Dus, hoe ontdek je welk ERP-systeem geschikt is voor jouw bedrijf?
ERP-implementatie
Als je aan de slag wilt gaan met een ERP-systeem, dan heb je daar natuurlijk al een beetje over nagedacht. Je weet dus ongeveer wat het doet en wat je ervan verwacht.
Maar de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware is ingrijpend. Alles zal gaan veranderen en een goede voorbereiding is essentieel. Als je namelijk voor een systeem kiest dat nét niet perfect aansluit op de behoeften van jouw bedrijf, dan zal je daar vroeg of laat achter komen.
Iedereen heeft zijn eigen behoeften
Het is, zoals de titel hierboven zegt, belangrijk om te onthouden dat iedereen iets anders verwacht van een ERP-systeem. Factoren als bedrijfsomvang en de branche spelen hierin een belangrijke rol.
En dan hebben we de belangrijkste vraag nog niet gehad: de waaromvraag. Waarom wil je aan de slag met een nieuw systeem? Is er iets mis met de oude, of hebben jullie er nog nooit één gehad? In het eerste geval moet je namelijk allereerst in kaart brengen wat er mankeert aan het oude systeem; anders zal je met het nieuwe systeem misschien wel tegen dezelfde uitdagingen aanlopen.
5 doorslaggevende vragen
Het is de bedoeling dat het ERP-systeem je dagelijks werkleven makkelijker maakt. Handmatige en tijdrovende taken worden geautomatiseerd, en het systeem voorziet je van waardevolle inzichten. Daarom mogen de volgende vijf vragen in dit traject niet ontbreken:
1 | Wat vinden jullie belangrijk?
De zoektocht naar een nieuw softwaresysteem begint in de spiegel. Wie ben je, wat doe je, waarom doe je dat en hoe wil je dat de software je gaat ondersteunen? Naast het beantwoorden van deze vragen, moeten ook de volgende vragen van een antwoord worden voorzien:
- Hoe moet het nieuwe systeem bijdragen aan het behalen van onze bedrijfsmissie en -visie?
- Willen we een systeem dat is voorzien van de nieuwste technologische snufjes, of volstaat een ‘simpele’ versie?
- Hoe zal ons bedrijf de komende jaren gaan groeien?
2 | Welke technische randvoorwaarden zijn van belang?
Het is belangrijk dat je kijkt naar een aantal technische aspecten van het softwaresysteem. Stel jezelf in deze fase daarom de volgende vragen:
- Kiezen we voor een lokaal systeem, of willen we ons ERP in de cloud?
- Welke applicaties moeten met het ERP verbonden worden?
- Hebben we behoefte aan training met het nieuwe systeem, of pakken we dit traject zelf op?
3 | Welke modules willen we gebruiken?
De meeste ERP-systemen bestaan uit zogeheten modules. Deze modules richten zich op bepaalde aspecten van het bedrijf, zoals verkoop of HRM. Verdiep je daarom in de belangrijkste modules van een ERP-systeem, en bepaal welke geschikt zouden zijn voor jouw organisatie.
4 | Wat verwachten we van onze leverancier?
Het is belangrijk om niet alleen iets van het systeem, maar ook van de bijbehorende leverancier te verwachten. Je gaat namelijk een langdurige samenwerking met ze aan. Wie zijn ze, hebben ze ervaring met jouw branche en hoe betrokken zijn ze?
5 | Hoe verloopt de ERP-implementatie?
Om onduidelijkheid te voorkomen, is het belangrijk om alvast na te denken over het uiteindelijke implementatietraject. Hoe gaat de leverancier hierin ondersteunen, en is er bijvoorbeeld een testversie beschikbaar?